Política de privacidad del Canal de Denuncias
El objetivo de la presente Política de Privacidad del Canal de Denuncias de Merck Sharp & Dohme de España S.A, en adelante MSD, es ofrecer toda la información relativa al tratamiento de datos personales, que en su caso, se realizará para la tramitación y gestión de las denuncias que se puedan presentar a través del mismo. Para su configuración, diseño y gestión del Canal MSD da pleno cumplimiento a la normativa aplicable en materia de protección de datos; Reglamento (UE) 216/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de Abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de esos datos, y en especialmente en la protección del denunciante con la Directiva (UE) 1937/2019 de 23 de Octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión Europea. La Directiva garantiza que los denunciantes puedan informar, internamente y a las autoridades, de cualquier infracción de la normativa europea que se produzca en el seno de una organización a través de canales que garanticen la seguridad del denunciante, sin temor a represalias.
La presente política de privacidad refleja también la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción “Ley del Informante”, transposición de la Directiva, con la finalidad de proteger a los informantes, y de establecer las normas de los canales de información internos.
Asimismo, cumple con los requisitos establecidos por la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, y en particular a los sistemas de información de denuncias internas.
Responsable del tratamiento:
Merck Sharp & Dohme de España S.A
Josefa Valcárcel 38, 28007 – Madrid, España.
Correo electrónico: privacidad@merck.com
Finalidad del tratamiento
MSD tratará los datos personales de la persona informante, (siempre que se haya identificado), así como de las personas objeto de la denuncia y de aquellas de las que haya que recabar información para tramitar la denuncia con las siguientes finalidades:
- Recepcionar, gestionar y/o tramitar la denuncia que comunique irregularidades, conductas, actos contrarios o infracciones graves o muy graves presentada en el canal de denuncias.
- Llevar a cabo todas las actuaciones necesarias para la debida investigación de los hechos denunciados.
- Contactar con la persona informante para recabar información adicional si resulta necesario o procedente e informarla sobre el curso y resultado de la denuncia, así como con terceras personas vinculadas con los hechos denunciadas con la finalidad de tramitar la denuncia y recabar información si procede.
Base de legitimación para el tratamiento de datos personales:
Trataremos los datos en cumplimiento de una obligación legal artículo 6.1.c) del RGPD.
Tiempo de conservación
Los datos personales serán conservados durante el tiempo necesario para decidir sobre la admisión a trámite de la denuncia e investigación. Si se acreditara que la información facilitada o parte de ella no es veraz, se procederá a su inmediata supresión, salvo que la falta de veracidad pueda constituir un ilícito penal, guardándose en tal caso la información durante el tiempo necesario para la tramitación del correspondiente procedimiento judicial.
En todo caso, los datos serán conservados en el sistema durante el plazo de 3 meses desde la introducción de los datos, en los supuestos en los que no se hubieran iniciado actuaciones de investigación. No obstante, podrán ser conservados con la finalidad de dejar evidencia del funcionamiento del sistema. Las comunicaciones a las que no se de curso, solamente se conservarán de forma anonimazada, sin que sea de aplicación la obligación de bloqueo prevista en el artículo 32 de la LOPDGDD.
MSD España contará con un libro-registro de las informaciones recibidas e investigaciones internas que se lleven a cabo, para mantener la trazabilidad sobre la actividad del canal de denuncias y generar evidencias de su funcionamiento durante un plazo máximo de diez años, garantizándose la confidencialidad de dicha información.
Destinatarios
El acceso a los datos se limita exclusivamente a quienes desarrollen las funciones de control interno y de cumplimiento.
No obstante, será lícito por otras personas, incluyendo la comunicación a terceros, cuando sea necesario para la adopción de medidas disciplinarias o para la tramitación de procedimientos judiciales que en su caso procedan:
- Los datos podrán ser comunicados a los Órganos Judiciales y Cuerpos de Seguridad del Estado o autoridad administrativa a quien en su caso se traslade el resultado de la investigación, cuando así sea requerido por éstas o cuando los hechos denunciados constituyan un ilícito penal.
- Los datos serán también comunicados cuando resulte indispensable, a terceras partes interesadas, como asesores que participen en la investigación como abogados, peritos, forenses, etc. quienes estarán sometidos al deber de confidencialidad.
Transferencias internaciones de datos
Con carácter general los datos facilitados a través del Canal de denuncias no serán objeto de Transferencias Internacionales de Datos.
No obstante, sus datos podrán ser cedidos a empresas de grupo, con la finalidad de poder gestionar su denuncia, en caso de que por razones administrativas y/o derivadas del procedimiento de investigación lo requieran. En caso de que sus datos tuvieran que ser transferidos a un país que no cuente con un nivel de protección adecuado, se garantizarán la adopción de las garantizas adecuadas de conformidad con la normativa de protección de datos. Puede consultar nuestra política aquí.
Derechos de los interesados
Tiene derecho a acceder a sus datos personales, este derecho quedará limitado a los propios datos de carácter personal, no teniendo derecho de acceso el denunciado, a los datos identificativos del denunciante, también tendrá derecho a solicitar la rectificación de los datos que resulten inexactos o no estén actualizados, o solicitar la supresión de estos cuando entre otros motivos, los datos ya no sean necesarios para los fines para los que inicialmente fueron recogidos.
En algunas circunstancias, tendrán derecho a solicitar la limitación del tratamiento de sus datos, en cuyo caso únicamente los conservaremos para el ejercicio o la defensa de reclamaciones.
Asimismo, tendrá derecho a oponerse al tratamiento de sus datos. MSD España dejará de tratar los datos, salvo por motivos legítimos imperiosos, como el ejercicio o la defensa de posibles reclamaciones.
Podrá realizar la solicitud de los mencionados derechos en el siguiente formulario, o enviando un correo a privacidad@merck.com
Tendrá derecho a presentar una reclamación antes la Autoridad de Control (AEPD) si considera que el tratamiento no se ajusta a la normativa de protección de datos que resulte de aplicación.
Seguridad
Con el objetivo de salvaguardar la seguridad de sus datos personales, le informamos que hemos adoptados todas las medidas de índole técnica y organizativa necesaria para garantizar la seguridad de los datos proporcionados de la alteración, pérdida, uso indebido o divulgación y tratamiento o accesos no autorizados.